2 Консолідація даних

Microsoft Excel має засіб для об'єднання однотипних таблиць в одну із проведенням додаткових розрахунків. Такий засіб називають консолідацією даних.

Консолідація даних – це об’єднання однотипних таблиць в одну з проведенням додаткових розрахунків.

Розглянемо приклад. Нехай робоча книга містить листи, які збе­рігають інформацію про нарахування заробітної плати працівникам протягом року. Для того щоб визначити розмір відпускних, необ­хідно встановити, яка середня заробітна плата кожного працівника.

Для цього потрібно об'єднати таблиці з інформацією про кожний місяць в одну. При цьому для кожного працівника необхідно визначити се­редню суму нарахувань.

Додамо до робочої книги лист Відпускні. Скористаємося меню Данные - Консолидация. У вікні Консолидация задамо перелік діа­пазонів консолідації та параметри консолідації (див. рис. 10.4).

 

 

Для того щоб додати діапазон даних, необхідно у вікні поля Ссылка натиснути кнопку Обзор, вибрати необхідний діапазон даних на одному з листів (виділити дані разом із заголовками рядків та стовп­ців), натиснути у вікні Консолидация кнопку Добавить.

Після натискання ОК з'явиться таблиця консолідації, яка буде містити зведену інформацію (рис. 10.5).

 

 

У лівій частині вікна відображаються кнопки, аналогічні кноп­кам при побудові підсумків. Вони використовуються, щоб перегля­нути інформацію, на основі якої побудована таблиця консолідації.

Якщо необхідно змінити функцію консолідації, потрібно скористати­ся меню Данные – Консолидация і у вікні Консолидация зі списку функцій вибрати потрібну (Среднее).

Як бачимо, при консолідації даних необхідно вибрати місце для розміщення підсумкового звіту, функцію (наприклад, сумма) і дже­рела даних для консолідації.

Підсумковий звіт можна розмістити на одному листі з почат­ковими даними, на іншому листі тієї самої книги або взагалі в іншому файлі.

Функція, яка використовується в консолідації, залежить від типу даних і виду звіту, який складається.

У разі зміни початкових даних консолідацію необхідно по­вторити. Якщо структура початкових таблиць діапазонів не міняєть­ся, то постійного повторення цієї процедури можна уникнути шля­хом зв'язування консолідованих даних з початковими (відповідний перемикач).

Щоб установити зв'язок між консолідованими і початковими дани­ми, необхідно при виконанні консолідації увімкнути опцію Создавать связи с исходными данными в діалоговому вікні Консолидация.

У результаті активізації зазначеної опції між початковими даними і результатами консолідації буде встановлено динамічний зв'язок, який автоматично оновлює дані.

Якщо таблиця даних має заголовки рядків і стовпців, це теж не­обхідно вказати при консолідації (за допомогою перемикачів у вікні Консолидация).