5.1 Закупівельна логістика

 

Сучасне розуміння логістики пов'язане з реалізацією наступних функцій:

-              координація попиту та пропозиції на конкретний товар при мінімізації витрат обігу;

-              підтримка на належному рівні взаємин фірми з конкретними постачальниками й клієнтами.

Таким чином, логістику не можна розуміти тільки як процес переміщення фізичних об'єктів, вона так само містить у собі способи й методи координації взаємостосунків компанії з її постачальниками й клієнтами в конкурентному середовищі.

Система (сукупність) економічних, організаційних і правових взаємовідносин, що виникають між підприємствами (організаціями) - постачальниками і споживачами в логістичному процесі називається комерційними зв'язками.

Мета формування тієї чи іншої системи взаємозв’язків - мінімізація витрат (витрат) обігу та одержання максимального прибутку. "Пропонуючи послугу клієнтові, фірма майже завжди діє у своїх інтересах. Надання додаткової послуги є умовою укладання й успішного виконання угоди, так само як і виробництво основного товару", - стверджує знаний фахівець у сфері логістики Т. Левітт.

Однією з найважливіших форм комерційних зв’язків є надання логістичних послуг. Це пов’язано з усвідомленням багатьох компаній необхідності орієнтації у своїй діяльності на кінцевого споживача, який вимагає не тільки своєчасності та точності, а й диктує умови, визначаючи склад та рівень якості послуг, що надаються йому в постачально-збутовому процесі.

Узагальнено послуга означає чиюсь дію, що приносить користь, допомогу іншому, а робота з надання послуг, тобто задоволення чиїхось потреб, називається сервісом.

У сучасній практиці господарювання для визначення концепції обслуговування клієнтів використовують термін "логістичний сервіс".

Логістичний сервіс – це сукупність функцій і видів діяльності всіх підсистем підприємства, що забезпечують зв’язок "підприємство-споживач" у розрізі кожного матеріального та інформаційного потоку за показниками номенклатури, якості, кількості, ціни, місця і часу постачання продукції відповідно до вимог ринку.

Головною метою логістичного сервісу є забезпечення необхідного рівня задоволення вимог клієнта за якнайнижчих сукупних витрат, що передбачає гарантоване отримання ним продукту відповідної якості, кількості та асортименту у визначеному місці, у визначений час та за визначеною ціною.

Залежно від етапу обслуговування виділяють такі види логістичних послуг:

передпродажні (допродажні) логістичні послуги – включають визначення та планування політики виробника товарів у сфері формування системи логістичного сервісу;

логістичні послуги під час продажу товарів – передбачають наявність товарних запасів на складі, виконання замовлень (у т. ч. підбір асортименту, пакування, формування вантажних одиниць та інші операції), забезпечення надійності доставки, надання інформації про пересування вантажів;

післяпродажні логістичні послуги – охоплюють гарантійне обслуговування, зобов’язання розглянути претензії покупців, проведення ремонтних робіт, підготовку ремонтного персоналу, постачання запасних частин, інфраструктуру сервісу, утилізацію старої продукції.

За сферою використання розрізняють також:

сервіс споживацького попиту, який включає послуги, що надаються на всіх етапах, і визначають термін поставки, комплектність, якість, обсяг, готовність і частоту поставки, навантаження і розвантаження, безвідмовність та своєчасність, спосіб замовлення;

виробничий сервіс, який передбачає надання послуг, спрямованих на ефективне використання продукції та виявлення її можливостей (доробка та модифікація, усунення помилок, випробування, монтаж і наладка, організація експлуатації, навчання персоналу);

сервіс інформаційного обслуговування, який визначається обсягом та різноманітністю інформації, що надається потенційному споживачеві про продукцію фірми та її сервісне обслуговування (рекламна діяльність, каталоги та прейскуранти, технічна документація, правила гарантії, експлуатаційна документація);

фінансово-кредитний сервіс, який полягає у наданні покупцеві різноманітних варіантів оплати товару (оплата за фактом, у розстрочку, варіантність системи знижок і пільг, можливість банківських, комерційних, товарних та інших форм кредиту).

Класифікація логістичних послуг здійснюється і за функціональними ознаками: транспортні, експедиційні, пакувальні та інші.

 

Етапи формування системи логістичного сервісу на підприємствах:

1 Сегментація споживчого ринку (поділ споживачів на групи залежно від виду логістичних послуг).

2 Визначення переліку найбільш значущих послуг шляхом проведення опитування клієнтів.

3 Ранжування послуг, що ввійшли до переліку за значенням.

4 Визначення стандартів послуг для окремих сегментів ринку.

5 Оцінка логістичних послуг за рівнем сервісу та витрат.

6 Встановлення зворотного зв’язку з клієнтами.

 

Закупівельна логістика - це управління матеріальними потоками у процесі забезпечення підприємства матеріальними ресурсами, товарами.

Основна мета закупівельної логістики полягає у задоволенні потреб виробництва у матеріальних ресурсах з максимально можливою ефективністю.

Основними завданнями закупівельної логістики є такі [1]:

1) визначати необхідний обсяг, асортимент та раціональні режими постачання матеріальних ресурсів на підприємство, а також гранично допустимі ціни й інші витрати щодо закупівлі та постачанню продукції;

2) вибирати, виходячи з цього, найбільш прийнятних постачальників, узгоджувати з ними всі умови постачання та укладати угоди, що фіксують досягнуту домовленість;

3) дотримувати обґрунтовані терміни закупівлі ресурсів;

4) забезпечувати точне співвідношення між кількістю поставок та потребами в них;

5) організовувати ефективне постачання ресурсами робочих місць;

7) контролювати економічні параметри процесу постачання та шукати нові можливості зі зниження витрат, що пов’язані з рухом вхідних матеріальних потоків і використанням матеріальних ресурсів.

Реалізація поставленої мети та завдань закупівельної логістики досягається шляхом виконання ряду функцій:

1 Організація пошуку та закупівля необхідних матеріальних ресурсів відповідної якості й за мінімальними цінами

Успішне здійснення закупівель передбачає наявність вичерпної інформації про стан ринків. Результати досліджень повинні визначити структуру ринку, його організацію (балансування попиту та пропозиції). Інструментом дослідження ринку закупівлі товарів виробничого призначення є запити потенційних споживачів.

Існують оптові та регулярні закупівлі дрібними партіями, закупівлі в міру необхідності та інші комбінації перелічених методів.

Найбільш часто використовується закупівля товарної партії, тобто поставка великою партією за один раз (оптові закупівлі). Для неї характерні простота оформлення документів, гарантія поставки всієї партії, значні торговельні знижки. Однак така закупівля вимагає наявності великих складських приміщень та уповільнює обіг капіталу.

Ресурси, потреба в яких виникає непередбачено і які не вимагають тривалого зберігання, закуповуються, як правило, в терміни, наближені до строків їх реалізації. Ресурси разового і постійного споживання, що потрібні у певний момент, купуються на умовах договірного постачання, що обумовлюють точний час підвезення. Внаслідок такого способу постачання обсяг запасів ресурсів на підприємстві скорочується, а пов’язані з цим витрати зменшуються.

2 Аналіз закупівельної  ціни

Аналіз цін враховує також і додаткові роботи та послуги (проведення консультацій, підготовку документації, пакування, мито, транспортування тощо).

3 Дослідження транспортних витрат

При цьому до уваги береться не тільки відстань перевезень, а й вид транспорту, швидкість доставки, партійність вантажів, спосіб їх пакування.

4 Організація руху матеріальних ресурсів з ринку закупівель до складів підприємства

Для ефективного функціонування заготівельної логістики необхідно скласти план закупівель, який забезпечував би узгодженість дій усіх відділів і відповідальних осіб підприємства щодо вирішення основних завдань закупівельної логістики.

 

Основні шляхи вибору постачальника

 

Вибір постачальника може здійснюватися шляхом конкурсних торгів чи письмових переговорів між постачальниками та споживачами. Досить поширеною формою пошуку потенційних постачальників є конкурсні торги (тендери). Вони проводяться у тому випадку, якщо передбачається налагоджування довгострокових зв’язків між постачальником і споживачем та вигідні для обох сторін угоди. Постачальник одержує чітке уявлення про умови роботи зі споживачем, споживач, у свою чергу, не тільки вирішує проблему одержання пропозиції, що відповідає його вимогам, а й обирає найкращого постачальника.

Організація конкурсних торгів є складною та багатоплановою роботою. Для цього треба провести відповідну рекламну кампанію, розробити тендерну документацію, прийняти пропозиції, оцінити їх тощо.

Переможцем конкурсних торгів визнається учасник, який представив найбільш вигідну тендерну пропозицію, що відповідає кваліфікаційним вимогам.

Інший варіант процедури одержання пропозиції від потенційних постачальників - письмові подання. Ініціативу може також узяти на себе споживач. Якщо ініціатором є постачальник, він розсилає потенційним покупцям своєї продукції пропозиції на постачання товару. Пропозиції, або оферти, можуть бути твердими і вільними.

Тверді оферти відсилаються тільки одному покупцеві із зазначенням терміну дії оферти, протягом якого продавець не може змінити свої умови. Неотримання відповіді упродовж цього часу рівноцінне відмові покупця від постачання і звільняє продавця від зробленої пропозиції. Якщо покупець приймає пропозицію, то він направляє продавцеві у межах терміну дії оферти підтвердження про прийняття пропозиції. Продавець може одержати і контрумови покупця. Якщо контрагенти не досягають згоди протягом терміну дії пропозиції, переговори продовжуються без урахування зобов’язань продавця, що були їм узяті за умов твердої оферти.

Вільна оферта не включає жодних зобов’язань продавця стосовно покупця. Вона може відсилатися необмеженій кількості потенційних споживачів. За умов вільної оферти ініціатором переговорів виступає покупець. Він розсилає потенційним постачальникам комерційний лист чи запит, головною метою якого є одержання пропозиції (оферти). Запит містить усі необхідні реквізити (найменування товару, якість, яка вимагається, умови та терміни поставки, платежу тощо), крім ціни, що обумовлюється у відповіді-пропозиції.

Основним критерієм для відбору пропозицій мають бути вища якість і мінімальна ціна. Іншими критеріями, що впливають на вибір постачальника, є його знаходження на тій чи іншій відстані від споживача, час виконання замовлень, наявність у постачальника резервних потужностей, його кредитоспроможність, фінансовий стан тощо.

Для прийняття рішення про вибір постачальника у відповідності з переліченими критеріями необхідно зібрати відповідну інформацію.

Відбираючи джерела інформації, якими можуть бути власні дослідження, консультації юридичних осіб (банків, фінансових інститутів, торговельних асоціацій, інформаційних агентств), слід керуватися такими правилами:

не можна обмежуватися одним джерелом інформації;

як мінімум одне з використовуваних джерел має бути незалежним, тобто незацікавленим у можливих наслідках використання наданої інформації.

 

У західної комерційній практиці вироблений ряд "правил" або рекомендацій, які не тільки істотно полегшують взаємини з постачальниками та клієнтами, а й усталюють стан виробництва, створюють умови для виживання в конкурентній боротьбі. Це є своєрідним кодексом, що характеризує етичні норми партнерства.

Він може бути сформульований так: в основі успішної підготовки й виробництва продукції за інших рівних умов, лежать гарні відносини між підприємцями, з однієї сторони, та кредиторами, постачальниками й клієнтами - з іншої.

 

Принципи, що покладені в основу кодексу партнерства [9]:

1 Вести себе з постачальниками так само, як із клієнтами фірми.

2 Не забувати демонструвати справами спільність інтересів.

3 Знайомити постачальників і клієнтів зі своїми завданнями й бути в курсі їхніх ділових операцій.

4 Проявляти готовність допомогти у випадку виникнення проблем у партнерів.

5 Дотримуватися взятих зобов'язань.

6 Ураховувати в діловій практиці інтереси партнерів.

7 Підтримувати стабільні контакти в діловому світі.