Питання 2. Правила та алгоритм делегування

Під делегуванням у загальному значенні розуміється тимчасова передача підлеглому задачі чи діяльності із сфери дій керівника.

Повноваження – це обмежене право використовувати ресурси організації.

Проблема делегування повноважень актуальна в сучасних умовах. Згідно з розрахунками фахівців 40-60 % робочого часу керівників і фахівців витрачається на виконання тих функцій, які могли б виконуватися фахівцями більш низької кваліфікації. Делегування дозволить менеджеру витрачати більше часу на те, що він робить добре, і менше - на те, що він робить менш ефективно: результативне делегування необхідне для ефективної організації часу. Але багато менеджерів неохоче передоручають виконання навіть найбільш рутинних справ через психологічні бар'єри.

Існує три психологічних бар'єри делегування.

1. Острах втратити авторитет. Багато менеджерів побоюються, що, делегуючи що-небудь, крім незначних завдань, вони послаблять своє положення в організації. Істина в тому, що передача відповідальних завдань, що сприяють професійному зростанню підлеглих, робить їх більш компетентними, продуктивними і зацікавленими в роботі.

2. Острах помилок під час виконання певної задачі, як правило, виникає в результаті недостатньої впевненості або в собі, або у своїх підлеглих. Помилки будуть завжди, але їхній ризик можна значно знизити відповідним делегування повноважень і ретельним контролем за ходом виконання завдання.

3. Острах стати непомітним. Деякі менеджери воліють міцно триматися за ключові завдання, думаючи, що це забезпечує їм високий статус в організації. Однак у зв'язку з тим, що при цьому виключається необхідна для просування по службі підготовка підлеглих, шанси на підвищення самого менеджера також зменшуються. Адже в такому випадку кваліфіковані підлеглі, які змогли б взяти на себе обов'язки свого менеджера, - відсутні.

Не підлягають делегуванню:

найважливіші функції керівника (розроблення ідей і політики розвитку організації, підбір команди, оцінка і контроль результатів, винагорода членів команди і т.д.);

керівництво співробітниками, їх мотивація;

задачі високого ступеня ризику й особливої важливості;

незвичайні, виняткові справи;

термінові справи, що не залишають часу для пояснення і повторного огляду;

задачі строго довірчого характеру.

У будь-якому випадку делегуються:

рутинна, дріб'язкова робота (упорядкування документації, відповіді на зайві телефонні дзвінки, друкування листа, звіту, доставка листів на пошту);

спеціалізована діяльність (діяльність фахівців у своїй галузі, наприклад, бухоблік, маркетинговий аналіз);

окремі питання;

підготовча робота (проекти і т.д.).

Менеджер повинен намагатися делегувати:

якщо роботу може добре виконати хто-небудь, то заробляє менше за нього – чи менше, ніж менеджер намагається одержувати (не треба заміняти лампочку у лампі на робочому місці, для цього є фахівці);

якщо для кваліфікованого виконання задачі менеджеру не вистачає знань, навичок чи досвіду (спроба виконати їх не тільки забирає багато часу, але й призводить до небажаних результатів, з більшими витратами та вартістю виконання робіт);

якщо завдання сприяє професійному зростанню підлеглих (менеджер не тільки зекономить час, але й дозволить іншим збільшити свою майстерність).

У підлеглого з ряду причин може виникнути опір делегуванню (зокрема, через нестачу знань і досвіду, остраху критики, страху перед відповідальністю, остраху надмірних вимог та ін.). У цьому випадку необхідно поговорити з ним про це відкрито, спробувати знайти причини і дійти до спільних рішень, використовуючи стимулювання.

Алгоритм процесу делегування повноважень такий:

підготувати підлеглого;

пояснити задачу;

показати, як її розв'язувати і що робити;

довірити подальше її розв'язання під спостереженням, коректуючи при цьому підлеглого;

передати співробітнику роботу повністю і надалі здійснювати лише контроль за виконанням.

Практика здійснення делегування повноважень, досвід багатьох керівників виробили ряд правил:

1 Делегуйте тому, хто може і хоче виконувати частину повноважень (якщо він не хоче, зробіть так, щоб він захотів).

2 Делегуйте не тільки обов'язки, але і права, і повноваження.

3 Без вагомих причин не втручайтеся в робочий процес.

4 Вимагайте від підлеглого проміжних звітів про хід реалізації задачі і контролюйте кінцеві результати дорученої справи.

5. Делегуйте задачу, якщо можна, повністю, а не у вигляді окремих ізольованих завдань.