Питання 3. Особливості управління формальними комунікаціями.

Документ (з лат. "спосіб доказу", "повчальний приклад") – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об'єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність документів, оформлених відповідно до певних правил, і які використовуються в управлінській діяльності, називаються управлінською документацією.

Принципи роботи з інформацією:

вихідного документа, який означає, що вихідний документ є завершальною стадією переробки і формування інформації, що передається для ухвалення необхідних команд управління, запис у вигляді довідки, таблиці або іншого матеріального документа;

єдиного масиву інформації. Усю інформацію, яка використовується в процесі управління, можна розділити за її призначенням на фактографічну, нормативно-довідкову, планову, звітну, аналітичну, оперативно-виробничу;

економічності, який полягає в тому, що витрати на використання технічних засобів мають бути економічно обґрунтованими.

крім того, однією з характеристик документа є визначеність щодо одержувача – зміст документа складається зрозумілою, лаконічною мовою, за певною схемою, що виключає подвійне трактування змісту. Обсяг документа чітко пов'язаний із характером та інтерпретацією відомостей, що містяться в ньому. Вся інформація в документі, як правило, не включається, оскільки він повинен бути дуже великим, але за необхідності вона може бути подана в доповненнях або через окремий запит.

Увесь потік інформації в організації об'єднує інформаційна модель.

Інформаційна модель об'єднує потік інформації, яку можна розділити на вхідну, проміжну і вихідну. Інформаційна модель дозволяє судити про тривалість переробки інформації з моменту надходження вхідної інформації до  формування вихідної.

Переваги цього процесу:

закріплення на матеріальних носіях;

збереження результатів;

офіційна обізнаність, краще засвоєння людьми після порівняння з усною.

Недоліки:

інформацію складно уточнювати;

у цілому вона обходиться дуже дорого.

Увесь потік інформації за ступенем формалізації можна поділити на формальні та неформальні комунікації. При чому формальні комунікації представлені системою документації в організації:

1. Організаційно-розпорядницька документація.

Організаційні документи: положення, статут, інструкція, протокол.

ПОЛОЖЕННЯ – це правовий акт, що визначає основні засади організації та діяльності державних органів, структурних підрозділів органу, а також установ, організацій і підприємств (філій), що їм підпорядковуються. Існують положення типові та індивідуальні. Типові положення розробляють для системи установ і підприємств, індивідуальні – на основі типових.

СТАТУТ – це юридичний акт, що є зведенням правил, які регулюють діяльність організацій, установ, товариств, громадян, їх відносини з іншими організаціями та громадянами, права та обов'язки в певній сфері державного управління або господарської діяльності.

Інструкція – документ інформаційно-повідомчого характеру, який містить опис необхідних процедур та дій для здійснення тієї чи іншої операції (отримання кредиту, заповнення документів і т. ін.). Часто інструкція видається менеджером усно в процесі навчання підлеглого.

ПРОТОКОЛ – документ колегіальних органів, у якому фіксується місце, час і мета проведення зборів, конференцій, засідань, нарад, обговорень тощо, склад присутніх, зміст доповідей, а також містить запис ходу обговорення питань та прийняття рішень. Складається з позицій відповідно до пунктів порядку денного. Позиції формулюються так: СЛУХАЛИ, ВИСТУПИЛИ, УХВАЛИЛИ.

Розпорядницькі документи: наказ, розпорядження, вказівка, постанова.

НАКАЗ – розпорядчий документ, що видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності і в межах своєї компетенції. Накази видаються на основі та для виконання законів, постанов і розпоряджень уряду, наказів та директивних вказівок вищих органів.

РОЗПОРЯДЖЕННЯ – правовий акт управління державного органу, що видається у рамках наданої посадовій особі, державному органу компетенції і є обов'язковим для громадян та організацій, яким адресовано розпорядження.

ВКАЗІВКА – часто має усний характер, видається керівником чи менеджером проекту щодо розподілу ресурсів та обов'язків підлеглих у рамках їх посадових інструкцій та чинного законодавства.

ПОСТАНОВА – це правовий акт, що приймається вищими та деякими центральними органами управління з метою розв'язання найбільш важливих і принципових завдань, що стоять перед цими органами, та встановлення стабільних норм і правил поведінки.

Документи виконавчої діяльності: довідка, акт, доповідна записка, пояснювальна записка, службовий лист, телеграми, телефонограми, факси, посвідчення про відрядження і т.д.

ДОВІДКА – документ інформаційного характеру, що описує, встановлює факти, події. Довідки можуть бути службового і особистого характеру. Довідки службового характеру, які складаються на запит або за вказівкою вищої організації чи службової особи (наприклад, довідка про стан системи пожежної безпеки певної організації). Довідки особистого характеру оформляються на бланках або на чистих аркушах, при цьому в таких довідках доцільно починати текст із подання у називному відміннику прізвища, імені та по батькові особи, про яку подаються відомості. Часто текст довідки особистого характеру типовий, тому треба користуватися трафаретними бланками, виготовленими друкарським способом.

АКТ – документ, що складається групою осіб для підтвердження фактів, чи ситуації, що склалася.

ДОПОВІДНА ЗАПИСКА – документ, адресований керівникові даної чи вищої установи з інформацією про ситуацію, що склалася, про наявні факти, явища, про виконану роботу з висновками та пропозиціями автора. Доповідні записки поділяються на такі групи: звітні, інформаційні та ініціативні.

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА – містить відомості, що пояснюють причини певного факту, вчинку, події чи невиконання наказу, розпорядження, вказівки. Може містити зміни певних положень основного документа (плану, звіту, проекту тощо). Пояснювальні записки поділяються на службові та особисті.

Особисті офіційні документи: доручення, заяви, посвідчення, розписки.

ДОРУЧЕННЯ – це документ, за яким організація чи окрема особа надає право іншій особі від їх імені здійснювати якісь дії. Доручення бувають офіційні (від організації, установи) і особисті (надає повноваження від однієї особи іншій, наприклад, на одержання заробітної платні в касі).

ЗАЯВА – це вид звернення,  за допомогою якого громадяни реалізують через державні органи або громадські організації надані їм права (на чергову відпустку, обмін житлової площі, отримання надбавок до заробітної плати тощо).

ПОСВІДЧЕННЯ – це документ, що свідчить про факти діяльності, повноваження громадян. Посвідчення бувають такі:

а) посвідчення особи – документ, що підтверджує факт діяльності громадян в організації, закладі тощо.

б) посвідчення про надання громадянам певних повноважень;

в) посвідчення про відрядження – типовий документ, що свідчить про направлення працівника до того чи іншого пункту призначення.

18) РОЗПИСКА – це документ, який підтверджує передачу й одержання документів, грошей, товарів та ін., засвідчений підписом одержувача.

2. Спеціальна документація. У спеціальних системах документації відбивається специфіка діяльності систем управління. Наприклад, система планової, фінансової документації, документації з матеріально-технічного постачання і збуту, кадрова документація тощо.

Кадрова документація: заява про прийняття на роботу, автобіографія, характеристика, накази щодо особового складу, трудовий договір, контракт, трудова книжка, накази про звільнення, документація щодо руху кадрів.

 Документування господарсько-договірної діяльності: договір постачання, договори підряду, про майнову відповідальність, протоколи розбіжностей до договорів, комерційні акти, претензійні листи, позовні заяви.

Обліково-фінансові документи, до яких відносять: акт, відмову від акцепту, відомість, гарантійний лист, заяву-зобов'язання, квитанцію, накладну, баланс і т.д.

АКТ – документ, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які установлені факти або події. Акт складають після ухвал, при переданні товарно-грошових цінностей однією особою іншій; після прийняття завершених об'єктів будівництва; при проведенні випробувань нової техніки; при нещасних випадках та інших подіях. Акт оформляється комісією, створеною керівником підприємства. Акт затверджується вищою установою або керівником підприємства.

ВІДМОВА ВІД АКЦЕПТУ. Акцепт – це згода платника на оплату грошових і товарних документів. При акцептній формі розрахунків оплата установою банку платіжних документів постачальника може виконуватися лише за згодою (акцепту) платника. При позитивній формі акцепту покупець надає письмову заяву банкові в разі повної або часткової відмови від акцепту. Якщо такої заяви не надано покупцем до банку впродовж установленого терміну, то "мовчання" розглядається як згода.

ВІДОМІСТЬ – це різновид документа, який найчастіше використовується в бухгалтерській справі, у системі банку та ін. Відомості бувають платіжні, накопичувальні, на виплату пенсій, заробітної плати тощо.

Гарантійний лист укладають з метою підтвердження фінансово-розрахункових зобов'язань.

Заява-зобов'язання – документ, що є різновидом термінового зобов'язання, яке оформляється з метою отримання кредиту за спеціальними позиковими рахунками.

Квитанція – документ, що видається установам, організаціям, підприємствам на підтвердження одержання певних матеріальних цінностей і грошових коштів.

Накладна  - обліково-фінансовий документ про приймання, відправлення чи видачу матеріальних цінностей.

Мова службових документів. Робота з діловою документацією займає значну частину службового часу будь-якого керівника. Необхідність уніфікації службових документів вимагає особливої мови. На думку П. Веселова (1982), мова службових документів — це, як правило, набір кліше, штампів, стандартів, що дозволяє уніфікувати діловодство. Як правило, виділяють такі способи уніфікації службових документів:

трафарет;

анкета;

текст-аналог (або типовий зразок).

Трафарет — текст із пропусками, призначеними для змінної інформації. Приклади трафаретних текстів — бланки довідок, посвідчень для відрядження та ін.

Анкета — це текст, в якому постійна інформація надана у вигляді переліку питань, що передбачають строго певний набір відповідей. У вигляді анкет складаються особисті листки щодо обліку кадрів, характеристики, зведення, різні замовлення, звіти та ін.

Текст-аналог — це тексти приблизно ідентичного змісту і мовного оформлення. Прикладом таких текстів може бути рішення ради директорів великої компанії щодо розподілу завдань та обов'язків, листи–пропозиції співробітництва і т. ін.

Вітчизняний і зарубіжний досвід доводить, що в більшості випадків може бути типізована майже половина всіх документів, що складаються в організаціях. Так, застосування типових зразків скорочує час на складання листів у 3,5 раза.

Роботу з організації та обробки документів здійснюють спеціальні служби з діловодства, які можуть бути різними за формою, кількістю працівників, організаційною структурою для різних типів організацій і підприємств.

У практиці управління діють такі служби документаційного забезпечення:

управління справами – в міністерствах і відомствах України. До їх складу входять канцелярія, інспекція при керівникові, секретаріат, відділ раціоналізації діловодства, відділ листів і центральний архів;

загальний відділ – у адміністраціях рад і в органах управління громадських організацій. До їх складу включаються підрозділ з обліку та реєстрації документів, група контролю, протокольна частина, копіювально-розмножувальна служба та архів;

канцелярія – в державних установах, у промислових об'єднаннях, науково-дослідних, проектних, конструкторських організаціях, в апараті управління промислових, сільськогосподарських та інших підприємств.

На невеликих підприємствах та в установах усі функції з організації документообігу виконує секретар керівника. Рух документів усередині великих установ здійснюється шляхом кур'єрського зв'язку, який охоплює всі підрозділи. Кількість доставок документів упродовж дня залежить від обсягу документообігу і оперативності діяльності установи.