Питання 3. Правила проведення нарад та зборів.

Нерідко в діловому спілкуванні в інтересах підвищення якості прийнятих рішень використовуються наради та збори.

Наради — це форма ділового спілкування, що передбачає обговорення ділових ситуацій і проблем з метою колективного пошуку найбільш доцільних шляхів їх вирішення. Збори мають схожі ознаки з нарадами, але краще проаналізувати їх відмінності (табл. 5.1).

 

Таблиця 5.1 - Основні відмінності між зборами і нарадами.

 

Наради мають ряд помітних переваг порівняно з іншими формами ділового спілкування:

дозволяють різнобічно розглянути проблему із залученням різних фахівців;

наради забезпечують оперативну підготовку альтернативних варіантів рішення проблем;

наради дають додаткову можливість для пізнання особистих і ділових якостей партнерів, що беруть участь у них;

проведення нарад дає певний психологічний ефект: на кожного його учасника впливає атмосфера колективного обговорення, емоційна поведінка учасників, підтекст висловлювань та ін.

Однак ці переваги нарад можуть проявитися лише тоді, коли нарадами не зловживають і їх ретельно готують (див. рис. 5.2).

Розрізняють три основних види нарад: проблемна, інструктивна й оперативна (диспетчерська).

Для пошуку оптимального рішення проблеми за допомогою дискусії використовується проблемна нарада. Порядок її проведення передбачає: доповідь, відповіді на питання, дискусію, колективне вироблення рішення.

У разі потреби передати розпорядження за вертикаллю влади зверху вниз для їхнього найшвидшого виконання використовують інструктивну нараду.

Порядок її проведення включає такі важливі моменти, як: конкретизацію і роз'яснення розпоряджень, відповіді на питання, призначення термінів виконання і відповідальних.

Найчастіше виникає необхідність одержання інформації про поточний стан справ на ділянках, у підрозділах фірми, організації. З цією метою проводять оперативну (диспетчерську) нараду.

 

Порядок проведення такої наради включає: заслуховування доповідей підлеглих про стан справ на місцях, поточне розв'язання проблем, що виникли, на основі отриманої інформації.