Питання 2. "Поглиначі" часу і як з ними боротися.

Основними факторами, що обумовлюють максимальні (і найдорожчі) втрати часу, є так звані "поглиначі часу" (хронофаги):

непотрібні чи тривалі візити, а також телефонні розмови, багатослівні відвідувачі і підлеглі і т.д.;

нечітке визначення цілей, пріоритетів, у результаті чого люди "тонуть" у дріб'язкових справах замість того, щоб вирішувати серйозні проблеми;

незадовільне планування, у результаті чого менеджер не може справитися з розподілом часу на виконання справ, навіть не знає, як розпочати;

слабка організація підлеглих і самоорганізація керівника, відсутність дисципліни, відволікання на дріб'язкову роботу, повільне "розгойдування", переробка кілька разів однієї й тієї самої роботи;

відсутність інформації, що дозволяє приймати своєчасні рішення; відкладання інших через нерішучість менеджера;

невміння працювати з партнерами, відвідувачами, підлеглими, боротися з телефонними дзвінками, оперативно проводити наради;

невміння сказати "ні" – по-перше, собі, коли хочеться зробити щось цікавіше, ніж складання звіту; а по-друге, сказати "ні" іншим людям, які бажають скористатися вашим вільним часом, не замислюючись, а чи є у Вас інші плани. Доведено, що впродовж робочого дня менеджера переривають кожні вісім хвилин.

Основою раціоналізації використання робочого часу є його планування.

Отже, алгоритм планування такий.

Скласти перелік робіт.

Визначити фактичну тривалість справ, на основі якої можна встановлювати терміни початку і закінчення робіт та пов'язувати їх. Для цього треба проводити спеціальні спостереження, вивчати власні витрати часу впродовж дня за допомогою хронометражу та фотографії (самофотографії) робочого дня.

Аналіз витрат часу.

3.1 Вибір цілей аналізу. Такими цілями можуть бути: визначення фактичних витрат часу на окремі роботи чи розроблення нормативів, виявлення втрат часу, удосконалювання системи комунікацій і т.п.

3.2 Порівняння фактичних витрат часу з нормативними.

Норма часу – це кількість часу, необхідна для виробництва одиниці продукції чи партії, виконання тієї чи іншої роботи одним чи групою виконавців відповідної кваліфікації у визначених організаційно-технічних та природно-кліматичних умовах.

Норматив часу – відносний показник, тобто регламентовані витрати часу на виконання окремих елементів виробничих операцій, встановлених у раціональних умовах з урахуванням застосування передових методів і прийомів праці, сучасного устаткування, відповідної кваліфікації виконавця.

Однак на багато робіт менеджера нормативи відсутні, а іноді їх просто неможливо установити. У цьому випадку можна використовувати метод порівняння фактичних витрат часу даного керівника із середніми витратами часу інших керівників того ж рівня або з його власними середніми витратами.

Розроблення планів роботи (у т.ч. підрозділу). Після того як розроблений загальний режим роботи, можна розрахувати реальний фонд робочого часу і перейти до планування справ на визначений період. Планування повинне бути як довгостроковим (рік, квартал, місяць), так і оперативним (тиждень, день).

Графік робіт. Робочі плани і графіки керівника повинні бути насамперед добре скоординовані з планами і графіками вищих керівників і, у свою чергу, бути базою для графіків керівників нижчих рівнів управління.

Потрібно пам'ятати про принцип Вільфредо Парето, що стосовно управління часом звучить так: 80% зусиль і часу витрачається на одержання 20% результату, а інші 20% зусиль і часу призводить до 80% результату.