Питання 3. Система планування менеджера

У діловому житті менеджера необхідно виділяти такі планові періоди:

довгострокові задачі (плани на кілька років) - 3-5 років (чи більше);

середньострокові задачі (річні плани)- 1-3 роки;

поточні цілі (тижневі, декадні плани) - 1 тиждень - 3 місяці .

Система планування часу наведена на рис. 6.1. Треба зазначити, що планування повинно починатися з довгострокових планів, наприклад, щорічних, деталізуватися у квартальні, плани на місяць, декадні (або тижневі), і наприкінці на основі довгострокових цілей розробляються щоденні плани роботи.

 

Щоденний план — найважливіший ступінь у системі планування часу, конкретна реалізація поставлених цілей. Планування — це поступовий рух уперед, розкладання загальної задачі на частини, для того, щоб різні дії можна було розподілити в часі.

Основний принцип планування часу: 60 % - запланована активність; 20 % - непередбачена активність (резерви часу і позапланові дії); 20 % - спонтанна активність (управлінська діяльність, творчість).

До правил планування можна віднести такі:

Аналіз видів діяльності і витрат часу. Варто задокументувати і перевірити, як і на що витрачається час.

Зведення задач у єдине ціле - планування дій.

Регулярність - системність - послідовність.

Реалістичність.

Гнучкість.

Поповнення втрат часу. Якщо є можливість негайно поповнювати втрати часу, краще залишитися на робочому місті та попрацювати увечері, ніж у п'ятницю увечері компенсувати втрачене упродовж тижня.

Письмова форма. Плани дня, що тримають у голові, легко відкладаються. План, що фіксується письмово, має психологічний ефект самомотивації до роботи. Ділова активність стає більш цілеспрямованою й орієнтованою на дотримання чіткої програми дня.

Перенесення невиконаного. Якщо задача виявилася невиконаною, треба проаналізувати доцільність перенесення, і якщо це можливо, перенести на наступний період і виконати; або відмовитись від виконання.

Фіксація результатів замість дій. Необхідно фіксувати в планах результати – реалізованість мети (кінцевий етап), а не просто дії. Для цього краще використовувати семантично чіткі слова, наприклад, не "зателефонувати Сидорову", а "з'ясувати у Сидорова …".

Визначати термін виконання.

Встановлення пріоритетів.

Делегування справ. Із самого початку потрібно установити у своїх планах, яку роботу менеджер повинен виконати особисто, а що можна делегувати.

Боротьба з "поглиначами часу" і  виявлення резервів часу.

Вивільнювати час для планування і творчості і т.д.