Питання 4 Матриця Ейзенхауера, або правило "камінців у кошику"

Для того щоб відсіяти неважливі справи і концентруватися на важливих, можна скористатися матрицею, запропонованою президентом США Д.Ейзенхауером. Усі справи в ній класифікуються за ступенем важливості і терміновості.

А. Важливі і термінові. Потрібно зробити їх негайно, якщо вже вони у вас є. Хоча саме про них сказано кимось із відомих: "Потрібно жити так, щоб важливі справи не перетворювалися на термінові".

Б. Важливі і нетермінові. Це найбільш "скривджені", справи – ті, що найбільше страждають від браку уваги, оскільки пов'язані з власним розвитком, навчанням і тому подібним, тим, що відкладається "на потім, коли буде вільний час".

В. Неважливі і термінові. Саме ці справи "прикидаються" важливими", маскуючись під справи типу "А". Саме справи "В" створюють у фірмах атмосферу безперервного антикризового менеджменту, авралу, суєти. Ще класик наукової організації праці Ф.У. Тейлор помічав, що на добре організованому підприємстві все робиться неквапливо, ніхто нікуди не біжить і не метушиться.

Г. Неважливі і нетермінові, або кошик для сміття. Ці справи потрібно фінансувати за залишковим принципом". Але вони часто приємні і цікаві, тому з них починають робочий день, знищуючи ними кращі робочі години.

 

 

Для досягнення мети потрібно:

усі справи одного з минулих днів розкидати по "матриці Ейзенхауера";

виділити яскравим кольором неважливі справи, якими ви займалися цього дня;

пригадати, які важливі і нетермінові справи довелося заради них відкласти (знову не встиг почитати професійну літературу; так і не дійшли руки до навчання співробітників грамотно відповідати клієнтам і так далі);

подумати, які наслідки можуть бути від цього відкладання (відстану від життя і не отримаю підвищення; фірма почне втрачати клієнтів);

подумати, що б ви втратили, якби не почали робити тодішніх термінових, але неважливих справ;

порівняти збитки у п.4 і п.5;

зробити висновки;

запланувати на майбутні дні відповідні дії.

Скориставшись принципом "чим більше, тим краще", ми завжди прагнемо умістити в тимчасовому просторі, який у нас є, як можна більшу кількість справ. Але яка різниця, скільки ми встигаємо зробити, якщо те, що ми робимо – не те, що зробити дійсно важливо. Я називаю це правило "камінці у кошику".

Наші цілі з 2-го квадранта (пріоритет А) – як великі камені. Якщо ми спочатку помістимо у кошик інші, дрібніші справи (цілі) – дрібні камінчики, пісок, воду, а потім спробуємо помістити в неї великі камені, то вони не помістяться.

Якщо ж ми точно знаємо, якими є наші великі камені (справи, цілі), то, уклавши їх першими в кошик, ми будемо здивовані тим, наскільки багато дрібних камінчиків, піску і води уміститься в порожній простір між ними. Таким чином, ключовим моментом у питанні про те, чим заповнити кошик, є той факт, що великі камені слід укладати у першу чергу.