Питання 5. Метод Зайверта у складанні планів дня

Запропонований Зайвертом Л. метод "Альпи" відносно простий. Метод містить п'ять стадій:

1 Визначення заходів дня (задач). Необхідно записати все те, що потрібно зробити наступного дня. При цьому рекомендується вживати при цьому скорочення, що відповідають виду діяльності або рубрикам у формулярі "план дня". Наприклад, В — візити, наради; К — контроль; П - у процесі, у справі; ПВ - поїздки, відрядження; ПР - письмова робота, ділові листи, диктування; Т — телефонні розмови; Ч - процес читання (звітів, законів, постанов, газет і т.п.).

Реалістичний план повинен бути завжди обмежений тим, що менеджер має можливість фактично зробити.

2 Оцінка тривалості заходів. Необхідно проти кожної задачі поставити приблизний час для її виконання, підсумувати і визначити приблизно загальний час.

3 Резервування часу про запас. При складанні плану варто дотримуватися основного правила планування часу, відповідно до якого планом повинно бути охоплено 60% вашого часу і приблизно 40% повинно бути залишене як резервний час для несподіваних справ. Якщо виходити із 8-годинного робочого дня, запланований час становитиме лише 5 годин.

4 Прийняття рішень щодо пріоритетів, скорочення і передоручення

Мета: скоротити час, відведений на виконання задач дня до 5-6 годин.

Для цього необхідно:

установити одноразові, однозначні пріоритети для своїх справ;

перевірити ще раз скалькульовану потребу в часі і скоротити час до необхідного (але реалістичного).

Кожну акцію варто розглядати з погляду можливості її передоручення і раціоналізації. У кінцевому варіанті план дня в нашому прикладі буде виглядати в такий спосіб (табл. 6.2)

Таблиця 6.1 – Щоденний план (перші два етапи за методом Зайверта)

Таблиця 6.2 – Щоденний план (остаточний варіант за методом Зайверта)

5. Контроль і перенесення незробленого

Як показує досвід, не всі задачі вдається виконати і не всі телефонні розмови можуть відбутися. Тому їх доводиться переносити на наступний день, якщо це доцільно.

Якщо одну й ту саму справу переносити багато разів, то вона стає тягарем, і тоді існують дві можливості: 1) нарешті доводити до кінця; 2) відмовитися від цієї справи, оскільки іноді проблема зникає.

За умов успішного використання техніки планування часу і методів наукової організації роботи можна щодня заощаджувати від 10 до 20 % робочого часу.

Переваги методу Зайверта (метода "Альпи"):

кращий настрій на майбутній робочий день;

чітке уявлення про задачу дня;

упорядкування робочого дня;

подолання безпам'яті;

концентрація на найважливішому;

зменшення обсягу "паперової роботи";

досягнення цілей дня;

виділення більш важливих і менш важливих справ;

прийняття рішень про встановлення пріоритетів і делегування;

раціоналізація шляхом групування задач;

скорочення перешкод і небажаних перерв;

самодисципліна при виконанні задач;

зменшення стресів і нервового напруження;

спокійне сприйняття непередбачених подій;

поліпшення самоконтролю;

відчуття успіху наприкінці робочого дня;

підвищення задоволеності і мотивації;

зростання особистих результатів;

виграш у часі за рахунок методичної організації часу.