5.2. Організація обліку виконання бюджету

 

Правові засади регулювання, організації, ведення бухгалтерського обліку виконання бюджетів та фінансової звітності в органах Державної казначейської служби України здійснюється на основі Положення „Про організацію бухгалтерського обліку і звітності виконання державного та місцевих бюджетів в органах Державного казначейства України", затвердженого наказом Державного казначейства України від 28 листопада 2000 року № 119. Положення визначає і регулює в межах повноважень, наданих Державній казначейській службі Україи відповідною нормативно-правовою базою, єдиний методологічний та організаційний порядок ведення бухгалтерського обліку і звітності в органах Державної казначейської служби з виконання державного та місцевих бюджетів.

Облік виконання державного бюджету здійснюють Управління бухгалтерського обліку і звітності в складі центрального апарату Державної казначейської служби та відділи бухгалтерського обліку і звітності територіальних органів Державної казначейської служби. Облік виконання місцевих бюджетів до впровадження казначейської системи – головні бухгалтерії у складі обласних, міських (міста Київ і Севастополь) фінансових управлінь державних адміністрацій, бухгалтерії районних, міських і районних у містах фінансових відділів, після впровадження – територіальні органи Державної казначейської служби.

Система бюджетного обліку складається з трьох підсистем (видів) обліку, які ґрунтуються на єдиній теоретичній та інформаційній базі, відрізняючись за формою і періодичністю розрахунку даних:

бухгалтерський;

фінансовий (бюджетний);

управлінський облік.

Бухгалтерський облік забезпечує своєчасне та повне відображення всіх операцій органів Державної казначейської служби та надання користувачам інформації про стан активів та зобов’язань, результати виконання бюджетів та їх змін. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність.

Фінансовий (бюджетний) облік ведеться з метою накопичення даних про доходи, видатки, кредитування за вирахуванням погашення і фінансування бюджетів, а також підведення результатів виконання бюджетів.

Управлінський облік ведеться з метою забезпечення керівництва органів Державної казначейської служби оперативною фінансовою і нефінансовою інформацією у визначеній ними формі для планування, управління бюджетними коштами, оцінки й контролю  використання бюджетних коштів.

Управлінський облік ведеться органами Державної казначейської служби для забезпечення внутрішніх потреб в інформації, виходячи зі специфіки виконання бюджетів та особливостей діяльності.

Бухгалтерський облік в органах Державної казначейської служби – це складова системи обліку, що містить сукупність правил, методик та процедур обліку для виявлення, вимірювання, реєстрації, накопичення, узагальнення, зберігання та обміну інформацією про операції в органах Державної казначейської служби та передачі її зовнішнім користувачам, а також внутрішнім користувачам для прийняття управлінських рішень. На основі даних бухгалтерського обліку складається фінансова звітність про виконання бюджетів.

Бухгалтерський облік виконання бюджетів є основою інформаційної системи органів Державної казначейської служби, за допомогою якого здійснені операції відображаються за відповідними рахунками в автоматизованому режимі.

Бюджетний облік, як і бухгалтерський облік загалом, здійснюється на підставі первинних документів, якими оформляються операції з виконання бюджету, схем їх документообігу, облікових реєстрів, у яких відображаються ті чи інші операції.

Усі операції з виконання бюджету оформляються документально.

Підставою для бухгалтерського обліку операцій з виконання бюджетів в органах Державної казначейської служби є первинні документи.

Первинні документи – це документи, в яких відображаються відомості про операції з виконання бюджету та підтверджується їх здійснення. Вони є основою для ведення обліку.

Первинні документи повинні бути складені під час здійснення операції, а якщо це неможливо – безпосередньо після її закінчення та можуть складатися у паперовій формі та/ або у вигляді електронних записів.

Головним первинним документом у процесі виконання бюджету є платіжне доручення.

Документообіг називається рух документів із моменту їх виникнення до здачі в архів.

Загальну схему документообігу можна подати так:

 

 

На основі первинних документів здійснюються записи в меморіальні ордери і в облікові реєстри.

Обліковий реєстр – це носій інформації, отриманої на підставі первинних документів або з інших реєстрів.

Записи в облікових реєстрах ведуться в основному з меморіальних ордерів. Вони мають форму документів, які призначаються для скорочення записів у облікові реєстри з первинних документів. Наприклад, протягом дня надійшло кілька первинних документів, якими оформляється надходження доходів.

Операція в органах Державної казначейської служби – дія або подія (може складатися з декількох складових), яка викликає зміни в фінансових характеристиках виконання бюджетів.

За своєю економічною природою будь-яка бюджетна операція характеризується двоїстістю і взаємозв'язаністю. Для збереження цих властивостей і контролю за записами бюджетних операцій на рахунках у бухгалтерському обліку використовується спосіб подвійного запису. Подвійний запис бюджетних операцій дає можливість отримувати матричні моделі взаємозв'язків рахунків. Матриця взаємозв'язків усіх рахунків відображає рух бюджетних коштів, несе інформацію про його напрямок і структуру, характеризує бюджетні процеси, що відбуваються при цьому.

Подвійний запис створює інформацію, яка несе потрійний зміст:

відображає зміни об'єктів, що обліковуються у двох пов'язаних нею рахунках;

характеризує напрямок руху об'єктів обліку;

несе інформацію про бюджетний процес, що зумовив зміни, які відбулися.

Кожна операція із виконання бюджету відображається бухгалтерським проведенням. Органи Державної казначейської служби при складанні проведень застосовують такі типи операцій:

Грошові операції – при відображенні сум проведених операцій через рахунки установ банків.

Взаємозаліки – при відображенні сум надходження до державного бюджету податків, зборів (обов'язкових платежів) або суми касових видатків, проведених шляхом взаємозаліку.

Векселі – при відображенні сум погашених векселів у рахунок сплати до бюджету податків, зборів (обов'язкових платежів) або касових видатків, проведених векселями.

Взаємні розрахунки – при відображенні надходження з платежів та/або сум касових видатків, проведених за взаємними розрахунками між бюджетами.

Централізовані – при відображенні централізованих проплат головним розпорядником коштів за підвідомчі установи витрат з оплати природного газу, теплопостачання та електроенергії на видатки установи.

Децентралізовані – при відображенні операцій органами Державної казначейської служби на територіальному рівні з подальшою передачею інформації про здійснені операції до Держказначейства.

Для обмеження ризику під час виконання операцій з виконання бюджетів ураховуються такі аспекти:

Розподіл обов’язків та повноважень щодо здійснених операцій. Визначається:

перелік операцій (ресурсні, розрахункові та інші);

список осіб, уповноважених на підписання документів;

обмеження щодо розпорядження активами;

делегування повноважень.

Виконання операцій: технічна обробка; бухгалтерська обробка та робочі вказівки.

Контроль операції: контроль повноважень; контроль технічної та бухгалтерської обробки даних, обробки коду доступу до обробки даних та після виявлення помилки.

Списання коштів з рахунка клієнта за розпорядженням його власника здійснюється за дорученням клієнта протягом 10-и календарних днів з дня його виписки. День заповнення не враховується.

Операції органів Державної казначейської служби, які здійснюються без участі документів клієнтів, оформляються органом Державної казначейської служби згідно з вимогами та процедурами з бухгалтерського обліку.

Усі операції органів Державної казначейської служби повинні оформлятися відповідними документами і вміщувати інформацію про характер операції та бути підставою для відображення операцій в обліку.

Для безготівкових перерахувань за рахунками використовуються меморіальні документи. До їх складу входять:

меморіальні ордери;

платіжні доручення;

платіжні вимоги-доручення;

акредитиви;

векселі;

інкасові доручення (розпорядження);

 розпорядження операційному відділу (фінансове розпорядження), чеки тощо.

Меморіальні ордери повинні містити всі необхідні реквізити: номер меморіального ордера, дату і місце складання, номер рахунка з дебету та кредиту, назву банку, органу Державної казначейської служби, що обслуговує платника та одержувача коштів, суму цифрами та прописом, ідентифікаційний код, стислий зміст проведеної операції.

Прийом та оплата документів здійснюються за такою схемою:

перевірка первинного документа на правильність складання;

повідомлення (підтвердження) особи, яка надала первинний документ про його прийом до виконання або відхилення;

виконання дій, зазначених у первинному документі із записами в облікових реєстрах;

складання звіту про виконання операцій;

передача звіту про виконання операцій ініціатору операції та/або вказаній ним особі (особам);

отримання, за необхідності, повідомлення від ініціатора операції про прийом ним звіту (протокол підтвердження).

Порядок проведення операцій на рахунках у національній валюті та іноземній валюті регулюється чинним законодавством України. Від клієнта приймаються до виконання доручення лише в межах наявних коштів на його рахунку, за винятком доручень на перерахування до бюджету сум податків, зборів, інших обов'язкових платежів та внесків до державних цільових фондів, які приймаються незалежно від наявності коштів на рахунках клієнта. Такі доручення, за відсутності коштів на рахунках, враховуються на відповідному позабалансовому рахунку.

Безспірне стягнення та безакцептне списання коштів з рахунків клієнтів здійснюється у випадках, передбачених чинним законодавством України, а також за рішенням суду та виконавчими написами нотаріусів. У разі недостатності коштів на рахунках клієнтів документ на безспірне стягнення враховується на відповідному позабалансовому рахунку.

Кошти списуються з рахунка платника лише на підставі першого примірника розрахункового документа, крім гарантованих доручень.

У разі накладення арешту на кошти юридичної особи виконавцем припиняється списання коштів за розпорядженням власника рахунка, в т.ч. на потреби установи (організації) та виплату заробітної плати і прирівняних до неї платежів (за винятком платежів до бюджету та внесків до державних цільових фондів).

Взаємні претензії за розрахунками між платником та одержувачем коштів розглядаються сторонами у претензійно-позовному порядку без участі Державного казначейства.

Усі первинні розрахункові документи за поточний день підлягають підрахунку з отриманням підсумків, які звіряються з даними щоденного балансу.

Державна казначейська служба України самостійно визначає порядок формування та зберігання  первинних документів, облікових реєстрів і звітів для всіх органів Державної казначейської служби, що забезпечують їх суворе зберігання.