2.9.1 Методика виконання робіт з класифікації та кодування даних

Розроблення кодів - це складний процес проектування, який включає розроблення завдання на побудову класифікаторів, підготовку методичних матеріалів з їх проектування, збір і підготовку вхідних даних і, нарешті, безпосереднє складання, апробування, коригування і затвердження конкретних кодів.

Проектування кодів виконується в певній послідовності:

визначається номенклатура кодованих ознак;

складаються списки (картотеки) назв об'єктів кожного класифікаційного угруповання;

систематизується кожна номенклатура із врахуванням прийнятої системи класифікації;

вибирається найраціональніша система кодування, тобто визначаються правила запису коду;

кожному елементу номенклатури присвоюється кодове позначення (код);

остаточно оформляються закодовані номенклатури у вигляді спеціальних кодових книг (кодифікаторів).

Насамперед повинні бути вивчені особливості, визначена номенклатура кодованих об'єктів, її динамічність, глибина класифікації. При цьому ознаки класифікації кожної номенклатури повинні бути пов'язані з класифікаторами інших номенклатур для забезпечення єдності їх використання на усіх ділянках обробки даних.

Систему кодування вибирають на основі побудови різних можливих варіантів і оцінки їх ефективності. Така оцінка виконується за критеріями технічної ефективності. Основними критеріями можуть служити: об'єм пам'яті ЕОМ, необхідної для розміщення кодифікатора, ємність кодифікатора, степінь надлишковості, заповнюваності тощо.

Після вибору системи кодування збираються і готуються вхідні дані, необхідні для безпосереднього складання систематизованого зведення назв класифікаційних угруповань і окремих елементів номенклатур, а також їх кодових позначень. На цьому етапі контролюються і впорядковуються дані за відповідними класифікаційними ознаками, їх ідентифікація і послідовне заповнення позицій кодифікатора, який іноді можна будувати в кількох варіантах.

Одночасно з безпосереднім складанням кодифікаторів розробляється система їх ведення, призначена для актуалізації кодифікаторів, їх коригування в централізованому порядку з нагромадженням інформації про зміни, а також для оперативного повідомлення користувачів про внесені доповнення і зміни.

Складені класифікатори експериментально перевіряють, внаслідок чого визначаються їх коректність, пристосованість до розв'язання конкретних задач управління в умовах машинної обробки даних; при цьому можна виявити певні недоліки, які усуваються внесенням відповідних корективів. Після апробації і коригування класифікатори затверджують і вводять в дію.