Тема 6 Основні напрямки вдосконалювання діяльності

Підготовка кваліфікованих менеджерів у всьому світі передбачає вивчення та впровадження сучасних методів управління якістю продукції, товарів, послуг, процесів та систем управління. Сьогодні використовуються різні системи управління якістю. Для успішної їх діяльності в сучасних умовах вони повинні забезпечити спроможність реалізації таких  основних напрямків системного управління якістю:

1 Зацікавленість вищого керівництва.

2 Створення колегіального керівництва поліпшенням діяльності.

3 Залучення всього керівного складу.

4 Забезпечення колективної участі.

5 Забезпечення індивідуальної участі.

6  Створення груп щодо вдосконалювання систем і процесів.

7  Залучення постачальників.

8  Забезпечення якості функціонування систем керування.

9  Формування стратегії й тактики поліпшення діяльності.

10  Створення системи заохочення й визнання заслуг.

 

Нове ставлення до якості повинно починатися від вищих адміністративних посадовців організації. При цьому успіх буде залежати від ступеня участі керівництва, оскільки тільки керівники вирішують ті задачі, які в змозі покращити діяльність організації, а саме:

визначення політики;

створення організаційної структури;

виділення ресурсів;

відбір та підготовка кадрів;

визначення методів праці;

встановлення стандартів праці;

визначення пріоритетів;

оцінка та заохочення результатів діяльності.

 

Для того щоб вирішити, чи доцільно присвятити свій час, можливості й виділити кошти для поліпшення діяльності своєї фірми щодо підвищенню якості виробництва, керівникові можна запропонувати відповісти на такі 20 запитань:

1 Чи збільшується рік у рік кількість потенційних споживачів товарів і послуг вашого підприємства?

2 Чи становлять ваші втрати від браку і витрати на виправлення дефектів менш 1% вартості реалізованої продукції?

3 Чи виконуєте ви виробничі графіки?

4 Чи дотримуєтеся ви планових витрат виробництва?

5 Чи застосовуєте ви тільки ті матеріали, деталі й комплектуючі вироби, які відповідають вимогам технічних умов?

6 Чи становлять у вас втрати робочого часу через прогули й невиходи на роботу, з інших причин менше 5%?

7 Чи становить щорічна плинність робочої сили менше 5%?

8 Чи у стані ви залучати кращі кадри на своє підприємство?

9 Чи витрачаєте ви належну кількість коштів на підготовку своїх кадрів з урахуванням того, який розмір втрат від помилок персоналу?

10 Чи виконують ваші працівники свої обов'язки протягом 90% робочого часу?

11 Чи правильно ви розумієте вимоги своїх споживачів?

12 Хотіли б ви підняти моральний дух своїх працівників?

13 Чи вважаєте ви, що працівники підприємства можуть працювати краще, ніж вони працюють?

14 Чи відбраковує ваш вхідний контроль менше 1% деталей і комплектуючих виробів, які надходять на ваше підприємство?

15 Чи становлять на вашому підприємстві контролери менше 5% виробничих робітників?

16 Чи займає понаднормова робота ваших робітників, не пов'язаних з виконанням виробничих операцій, менш 5% робочого часу?

17 Чи вважаєте ви, що можна знизити виробничі витрати й скоротити тривалість виробничого циклу?

18 Чи можете ви похвалитися відсутністю рекламації від своїх споживачів?

19 Чи були темпи зростання продуктивності праці на вашій фірмі за останні 5-10 років вище темпів зростання  інфляції?

20 Чи були темпи зростання ваших дивідендів, виплачених за акціями, вище темпів зростання інфляції за останні 5 років?

 

Позитивна відповідь «Так» варто оцінити в один бал. За результатами оцінки відповідей на всі питання у вигляді суми балів можна дати наступні рекомендації:

 

Бали        Рекомендація

18-20      Підприємство добре працює, особливої необхідності в удосконаленні немає

14-17      Вам належить подумати про впровадження процесу поліпшення діяльності

10-13      Процес поліпшення роботи був би дуже корисним вашому підприємству

 0-9         Поліпшення роботи повинно стати вашим головним завданням

 

Подібна анкета може бути розроблена й для оцінки доцільності поліпшень у некомерційній організації або установі.

 

Роль вищого керівництва. Успішна реалізація процесу поліпшення діяльності, в першу чергу, залежить від підтримки керівництва вищої ланки.

 

Ефективним способом визначення прагнення керівництва до підвищення ефективності діяльності підприємства є опитування керівного складу.

Для опитування можна рекомендувати 10 запитань про діяльність підприємства, відповідь на які оцінювати за десятибальною  шкалою: існуючого положення, положення, яке повинно бути, рівня значимості даного запитання. Такими запитаннями можуть бути насамперед:

1 Наскільки добре взаємодіють виконавці?

2 Наскільки добре взаємодіють підрозділу?

3 Наскільки краще обслуговування підрозділів і персоналу?

4 Наскільки керівництво піклується про якість праці?

5 Наскільки працівники піклуються про якість своєї роботи?

6 Наскільки високий моральний дух службовців і робітників?

7Наскільки висока продуктивність праці службовців і робітників?

8 Наскільки добре організована праця службовців і робітників?

9 Наскільки гарний обмін інформацією між виконавцями?

10 Наскільки гарний обмін інформацією між підрозділами?

 

Ефективність опитування залежить від відвертості, тому воно повинно бути конфіденційним. Для узагальнення й аналізу даних може знадобитися стороння організація.

 

При аналізі даних опитування варто звертати увагу на два фактори:

1  Рівень оцінки поточного положення справ, що допомагає визначити ступінь необхідності поліпшень.

2  Різницю між оцінками поточного й бажаного положення справ. Найкращим є збіг оцінок.

 

Процес навчання з питань якості повинен бути побудований таким чином, щоб відповідати потребам та інтересам різних категорій менеджерів. Тому навчання проводиться на трьох рівнях:

1  Керівники вищого рівня.

2  Керівники середньої ланки.

3  Керівники нижчого рівня, лінійні керівники.

 

Навчання з питань керування якістю керівництва вищої ланки. Чим вище положення менеджера, тим глибше він повинен розуміти взаємозв’язок між суміжними функціональними підрозділами. У курсі підготовки повинен бути представлений цілий комплекс концепцій, методів, управлінських процедур, пов'язаних із забезпеченням якості, які покликані розвинути свідоме становлення й виховати навички, що сприяють вирішенню завдань підвищення ефективності і якості.

Навчальний матеріал можна подавати різними способами залежно від специфіки організації. Після завершення першого курсу навчання можуть проводитися двогодинні заняття для одержання

більш детальних знань. Скільки годин повинно бути присвячено навчанню з питань якості вищих керівників? Відповідь залежить від досвіду, накопиченого в організації. Як приклад можна привести навчальний план курсу навчання керівництва вищої ланки, запропонований Японською спілкою  вчених та інженерів:

роль керівництва вищої ланки - 1,5 год;

статистичні методи - 3,5 год;

керування якістю - 3,5 год;

керування якістю у виробництві - 3,5 год;

керування якістю в закупівельній і збутовій діяльності - 3,5 год;

забезпечення якості - 3,5 год;

розроблення  нових видів продукції - 2,0 год;

керування якістю в країні й у світі - 3,5 год;

колективні обговорення - 3,5 год;

звіти про колективні обговорення - 3,0 год.

 

Як приклад змісту навчання на підприємстві можна запропонувати таку програму:

1.Проблеми забезпечення якості: а) основні поняття у сфері  якості; б) перспективи підвищення якості продукції на світовому рівні; в) вплив якості продукції на ефективність виробництва;

г) якість праці службовців і робітників; д) перехід до превентивного стилю керування.

2.Оцінка стану якості продукції на підприємстві: а) перспективні цілі підприємства в області якості; б) реакція споживачів на якість продукції; в) аналіз конкуренції; г) напрямок робіт із забезпечення якості на підприємстві; д) роль служби забезпечення якості на підприємстві.

3. Витрати внаслідок низької якості на стадіях циклу життя виробів.

4. Роль керівника в підвищенні ефективності виробництва і якості продукції: а) зміна поведінки працівників; б) визначення вимог споживачів; в) вимір показників якості; г) встановлення цілей підвищення якості; д) висування принципу «безпомилкова робота» як стандарту діяльності; е) аналіз діяльності підрозділів.

5.Характеристика процесів поліпшення роботи: а) виробництво; б) маркетинг; в) обслуговування; г) фінансові операції;

д) адміністративні служби; е) проектно-конструкторські розробки.

6. Методи забезпечення якості: а) кошти контролю процесів (основні випадки застосування статистичного контролю); контрольні карти; б) збір і аналіз даних: гістограми; карти для партій виробів; діаграми Парето; діаграми Ісікави; вибірковий контроль; аналіз можливостей процесу; в) планування експерименту.

7. Колективне керування. Види колективної участі: групи із вдосконалення діяльності підрозділів; гуртки якості; групи підвищення якості функціонування систем керування; цільові групи.

8. Контроль функціонування системи.

9. Приклади успішного рішення завдань поліпшення діяльності.

 

Навчання з питань забезпечення якості керівників середньої ланки. Керівників середньої ланки потрібно навчати за окремою програмою, оскільки вони повинні зіграти особливу роль як відповідальні за підготовку керівників нижчої ланки. Вони повинні краще  за всіх інших розуміти принципи застосування методів підвищення якості, колективного керування й процесу поліпшення роботи.

Зміст вступного курсу може бути таким самим, як і для вищих управлінців, але необхідно забезпечити більш детальне пророблення методів вирішення проблем, регулювання процесів, методології колективного керування, переходу до превентивного стилю керівництва й впровадження концепції бездефектної праці. Курс повинен містити розбір конкретних господарських ситуацій і ділові ігри.

На початку вступного курсу тим, яких навчають, доцільно запропонувати заповнити анкету, приклад якої із правильними відповідями й коментарями наведений нижче. Наприкінці курсу анкетування варто повторити, кожне питання повинно бути проаналізоване й обговорене.

Відповіді на питання анкети даються у формі ствердження або заперечення:

1 Служба забезпечення якості відповідає за якість продукції, послуг. – Ні.

Завдання служби забезпечення якості – визначення ступеня відповідності якості виготовленої продукції відповідним вимогам і в інформуванні про це керівництва й тих осіб, які можуть вжити заходів щодо  виправлення стану.

2 Усі допускають помилки, і це повинно враховуватися при встановленні стандарту трудової діяльності. – Ні.

Стандартом повинна бути бездефектна робота. Стандарт, що допускає помилки, призводить до їхнього виникнення. Чи означає це, що будь-яку роботу можна виконати без помилок? – Ні.

Випадки, коли процес, у якому бере участь працівник, не забезпечує бездефектної роботи, повинні бути виявлені й усунуті керівництвом.

3 Краще виконати роботу вчасно з деякими погріхами, ніж виконати її ідеально, але із запізненням. – Ні.

Завжди краще виконувати роботу правильно, чим переробляти її пізніше.

4 Рядові працівники є причиною більшості помилок і дефектів. – Ні.

Часто тільки 15% проблем можна віднести на рахунок рядових працівників. Решта 85% безпосередньо пов'язана з роботою керівництва.

5 Керівництво повинно стимулювати персонал до виконання доброякісної роботи. – Ні.

Більшість працівників починають свій перший робочий день повні наснаги й ентузіазму. Керівництву потрібно не розхолоджувати їх.

6 Більшість помилок спричинені відсутністю знань і неуважним ставленням до роботи. – Так.

Більшість проблем пояснюється цими двома основними причинами.

7 Якість виробу – це відповідність вимогам конструкторської документації. – Ні.

Якість – це щось, що задовольняє очікування споживачів тоді, коли це їм необхідно, і надане за ціною, яку вони в змозі заплатити. Документація може відображати, а може й не відображати щирі очікування споживачів.

8. На нашому підприємстві забезпеченню якості надається більше  значення, ніж зниженню витрат виробництва. – Так.

В остаточному підсумку буде отримана продукція з оптимальною ціною, якщо забезпечення її якості стане завданням номер один. Це не тільки дозволить випускати більше виробів з меншими витратами, але й споживачі будуть готові платити більше за продукцію, тому що впевнені в ній.

9 Забезпечення якості продукції важливіше завиконання плану. – Так.

Завжди йде більше часу, сил і коштів на перероблення, ніж пішло б на правильне виконання роботи із самого початку.

10 На нашому підприємстві є система обліку витрат внаслідок низької якості продукції. – Так.

Якщо такої системи немає, її потрібно створити. Часто персонал мало знає про систему обліку витрат внаслідок низької якості і про те, як ефективно її використовувати. Процес навчання й повинен допомогти вирішити цю проблему.

11 Найкращим критерієм удосконалювання є скорочення числа помилок. – Ні.

Дійсним критерієм удосконалення є скорочення витрат внаслідок низької якості.

12 Якість результатів моєї праці можна виміряти. – Так.

Можна виміряти результати праці кожного підрозділу і кожного працівника, у тому числі можна і потрібно проводити вимір результатів роботи службовців, працівників допоміжних підрозділів. Для цього досить визначити, який обсяг роботи йде на створення доданої вартості, а потім виміряти, наскільки ефективно створюється ця вартість.

13 Найкращою системою керування є система запобігання помилок. – Так.

Прибуток на кошти, вкладені в профілактику помилок, може доходити до 50 000%.

Найважливіший перелом на підприємстві відбувається, коли керівництво перестає усувати проблеми й починає їм  запобігати.

14. Процес поліпшення роботи – це програма стимулювання працівників і керівництва до скорочення кількості помилок. – Ні.

Процес поліпшення роботи – це не програма стимулювання, а відновлення організації. Програми, як правило здійснюються в певний календарний період, а потім втрачають свою дієвість. Процес же поліпшення діяльності повинен стати частиною системи господарювання.

15 Колективне керування вигідно керівникові нижчої ланки. – Так.

Дозволяючи рядовим працівникам приймати більше рішень стосовно своєї роботи й брати на себе більше відповідальності, ми звільняємо керівників для виконання більш важливих завдань і прийняття додаткових зобов'язань, що сприяє вирішенню більш важливих завдань.

Важливим є кількісне питання, яке варто включити в анкету: який відсоток часу на вашій ділянці губиться через низьку якість і через необхідність перевірки відповідності продукції, що випускається, встановленим вимогам?

 

Навчання лінійних керівників. Керівник нижчого рівня впливає на моральний стан, ставлення до роботи, трудові навички працівників і на вимоги до якості праці. Тому необхідно, щоб керівники мали чітке й повне уявлення про принципи забезпечення якості, вимоги до результатів праці й шляхи ефективного здійснення процесу поліпшення діяльності.

Розроблення  базової навчальної програми для керівників нижчого рівня займається керівник середньої ланки. Багато елементів цієї підготовки вже закладені в програми навчання керівників середньої й вищої ланок. Навчальна програма повинна передбачати проведення коротких засідань для розгляду таких питань, як колективне керування, методи вирішення проблем, статистичні методи й аналіз діяльності підрозділів. У програмі повинно підкреслюватися, що найважливішу роль у виявленні й усуненні проблем  відіграють рядові працівники.